Guía Rápida para Elegir un Sistema
de Gestión y TPV para tu Empresa
Y como evitar los mayores errores durante tu proceso de selección
-por Elías Giner
El mayor fallo que muchos empresarios hacen al comprar un sistema de gestión y punto de venta para su empresa es que están demasiado centrados en el precio del producto. El precio es importante, pero no debes dejar que sea el único factor que guíe tu decisión. Te aseguro que no es raro que esto te suceda.
En mi trayectoria profesional de más de 20 años como consultor de sistemas de gestión para la empresa he ayudado a miles de empresarios a elegir el mejor software para sus negocios y desde mi experiencia puedo asegurarte que no es inteligente centrarse únicamente en el precio para tomar la decisión sobre que sistema software elegir. Un software barato, si no hace cubre función que necesitas implementar en tu negocio, es tan caro como la no puesta en marcha de esa función le suponga a tu empresa.
Tu foco debe centrarse en el maximizar el retorno de la inversión y en minimizar el riesgo de la misma.
¿Te gastarías diez mil euros para ganar quinientos mil al cabo de un año si además tuvieras la operación garantizada?, espero que si. Yo desde luego lo haría.
En España se pueden comprar algunos buenos sistemas por un precio entre 400 y 800 euros. Por debajo de ahí, es fácil encontrarse errores de funcionamiento y un soporte y garantías pobres o inexistentes. Si uno no tiene cuidado, no es raro verse metido en un caos de esos que un sistema informático defectuoso o inacabado puede crear.
Cuando inviertes en la compra de un software de gestión y punto de venta para tu negocio, eso es exactamente lo que estás haciendo “invertir”. Estás gastando dinero para hacer dinero y es por eso que el precio no debe ser tu absoluta prioridad o el factor clave en esa decisión.
He visto tantas veces la frustración de muchos clientes y amigos por haberse equivocado en este proceso de elección y tantas cajas de software “barato” y a veces no tan barato abandonadas en armarios polvorientos que me he permitido hacer una pequeña guía con 5 pasos para minimizar el riesgo en la elección de un software para tu negocio.
Te aseguro que en mis años de profesión, muy pocos clientes y amigos que siguieron mi consejo y cumplieron estas sencillas 5 pautas se han equivocado en la selección de un software para sus empresas.
Los dos puntos clave en los que centrarse…
1.- ROI (retorno de la inversión)
Haz tu propia ecuación de ROI con el valor monetario de cada uno de los beneficios que ofrece para tu empresa cada software que evalúes y relaciona esta suma con el valor total de la inversión en software, hardware y servicios que cada una de las opciones a evaluar te suponga. Te dejo un ejemplo súper simplificado de este cálculo. No se corresponde con ningún producto del real del mercado, pero si espero que te sirva de guía.
-Coste inicial del software, hardware e implantación en la empresa: 2.500€
-Coste mensual del mantenimiento contratado: 25€
-Coste total durante el primer año: 2.800€
-Reducción de desviaciones en los cuadres de caja: 1.000€
-Reducción costes de personal manteniendo el servicio: 1.000€
-Reducción del valor inmovilizado en inventario: 1.000€
-Control de precios en la compra de suministros: 700€
-Aumento de ventas por incremento del ticket medio: 1.300€
-Aumento de ventas por aplicación de sistemas CRM: 1.700€
-Incremento total de los beneficios el primer año: 6.700€
Retorno de la inversión durante el primer año: 3.900€
2.- Garantías de la operación.
Como en toda inversión, el otro gran punto a tener en cuenta además del ROI es el riesgo que se corre en la operación. En el ámbito del hardware las garantías están generalizadas. Por lo común varían entre uno y tres años para los ordenadores y sobre un año para impresoras, cajones y demás periféricos. También pueden incorporar servicio opcional “in situ” y suelen estar respaldadas por el propio fabricante de los equipos. Sin embargo en el software las garantías de satisfacción serias no son todo lo habituales que deberían, cuando son por el contrario el elemento más sensible de toda tu inversión y te aseguro que la causa más habitual de la mayoría de las implantaciones fallidas. Ahí deberás ser intransigente y asegurarte antes de comprar de tener por escrito cuales son las condiciones de devolución del software y demás garantías tanto del programa como del soporte post-venta para el mismo.
Las 5 pautas más importantes para la elección de un sistema
de gestión y punto de venta para tu negocio.
1.-Soporte y Servicio. Tómate tu tiempo para evaluar la compañía. Cuando compras un software para algo tan clave en cualquier negocio como la propia gestión, no estás comprando solo un producto, estás comprando un compromiso.
El software de gestión de tu negocio provendrá de una empresa, una empresa que deberá estar ahí cuando la necesites para que te faciliten actualizaciones del software, soporte técnico, formación, resolución de problemas del hardware y en definitiva todo un paquete de servicios sin los cuales el software simplemente se infrautiliza al extremo hasta convertir en algo ridículo cualquier ecuación de ROI que se haya hecho.
Debes asegurarte de que dispondrás de todos los servicios que necesitas para garantizarte que habrá una manera natural de alcanzar paso a paso y al ritmo que tú te marques todos los objetivos que te hayas planteado para tu implantación.
2.-Longevidad. Además de asegurarte de que tu proveedor de software te ofrezca una atención y servicio técnico de calidad, también querrás saber cuanto llevan en el mercado y si tienen muchos clientes satisfechos o no. Esto es importante porque pierdes tu dinero si la compañía desaparece y te ves obligado a sustituir el sistema.
Busca en foros y pregunta directamente a cualquiera que encuentres que tenga el programa que evalúas. La información de los foros no es algo que uno pueda tomar como un dogma, pero con algo de tiempo leyendo en ellos seguro que podrás sacar conclusiones por ti mismo.
3.-Funciones. Una de las áreas de mayor impacto en tu ecuación de retorno de la inversión, son las funciones que incorpore el sistema. Control de inventarios, funciones de CRM para el mejor servicio a los clientes, funciones para marketing, potencia y rapidez en el punto de venta, facilidad en la facturación, video-vigilancia integrada, herramientas de análisis del negocio… Esto te permite reducir errores, aumentar tu eficiencia y en definitiva saber como esta funcionando tu negocio en cualquier momento. Estas funciones son precisamente la razón por la que estas comprando un software de gestión y punto de venta para tu negocio.
Haz una lista de requerimientos sobre como quieres que tu software de gestión y punto de venta te beneficie a ti y a tu empresa e incluye también en la lista las funciones que te gustaría que tu software tuviera. Ahora cuando estés comparando productos, tu tendrás tu propia lista de referencia y no cometerás el error de olvidar lo que tú estás buscando y porqué. No te sorprendas, perder eso de vista es mucho más común de lo que imaginas.
4.-Tu Sector Específico. Cuando estés comprando con tu lista de requerimientos, asegúrate de que los programas que evalúas estén preparados para rendir en tu sector específico de actividad. Cada tipo de negocio tiene diferentes necesidades y no todos los sistemas ofrecen las funciones que estos necesitan. Por ejemplo, una tienda de ropa necesita funciones específicas de matriz para tallas y colores, una óptica requiere unas fichas específicas para registrar diagnósticos y una peluquería requiere funciones de agenda integradas con un CRM para saber su ocupación así como los gustos y costumbres de cada uno de sus clientes.
Si te saltas este paso y no buscas un sistema preparado para tu sector específico, estarás renunciando a muchos ahorros de tiempo en tu negocio y otras muchas funciones rentables que no implementarás. Recuerda que estamos hablando de retornos de inversión y de cómo sacar el máximo rendimiento de tu software de gestión y punto de venta.
5.-Dimensión. De manera similar al enfoque sobre tu sector específico, debes encontrar también un sistema adecuado para el tamaño de tu negocio, porque tendrá funciones específicas también es ese sentido. En el sector tecnológico los clientes se clasifican por su dimensión con el número de empleados, la facturación anual y el número de ordenadores a conectar.
Determinando tu dimensión puedes desechar todos los sistemas que no sean adecuados para tu tamaño. Una buena regla para asegurarte de esto, consiste en verificar que el 80% de los clientes del proveedor de software que evalúas tienen el mismo tamaño que tu empresa. (No te olvides de considerar tus posibilidades de crecimiento.)
Finalmente te diría que hables con la oficina del consumidor, preguntes claramente lo que quieras saber y pide siempre demostraciones de los sistemas software ante de comprar. Hay muchas consideraciones a tomar en la compra de un software de gestión y punto de venta, pero te aseguro que si mantienes estos 5 criterios en mente durante todo el proceso de selección tus posibilidades de éxito aumentarán exponencialmente.
Elías Giner
Director Depto. Consultores Online
carmen workflow systems
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